(Stand 11/2009)

1. Geltung

1.1 Diese Bedingungen gelten für sog. Sponsoren von Veranstaltungen (z. B. Referenten, Aussteller), wenn diese Unternehmer sind, also natürliche/juristische Personen/rechtsfähige Personengesellschaften, die bei Abschluss des Rechtsgeschäfts in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handeln (§ 14 BGB). Hierunter verstehen wir auch juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliche Sondervermögen.

1.2 Es gelten ausschließlich diese Bedingungen. Abweichende oder zusätzliche Bedingungen des Sponsors sind für uns unverbindlich.

2. Anmeldung, Vertragsschluss

Mit seiner Anmeldung erkennt der Sponsor diese Bedingungen an. Der Vertrag kommt mit Zugang unserer Anmeldebestätigung zustande. Der Sponsor kann seine Rechte aus dem Vertrag nicht auf Dritte übertragen.

3. Absage und Änderungen von Veranstaltungen

3.1 Wir können aus wichtigem Grund (z. B. mangels kostendeckender Teilnehmerzahl, wegen kurzfristiger Nichtverfügbarkeit eines Referenten ohne Ersatzmöglichkeit) die Veranstaltung absagen. In diesem Fall wird der Sponsor unverzüglich informiert und erhält seine bezahlten Gebühren erstattet.

3.2 Wir können – soweit dem Sponsor zumutbar – die Veranstaltung im Übrigen ändern (z. B. Änderungen der Agenda, des Zeitplans, des Tagungshotels). Derartige Änderungen werden wir unverzüglich auf unseren Internetseiten mitteilen; insoweit hat sich der Sponsor rechtzeitig selbst über solche Änderungen zu informieren.

4. Zahlungsbedingungen

Die Sponsorengebühr wird nach Anmeldung in Rechnung gestellt und ist nach Rechnungserhalt zur Zahlung fällig. An- und Abreise sowie gegebenenfalls Übernachtung des Sponsors sind von ihm selbst auf seine Kosten zu organisieren.

5. Haftung

Unsere Haftung wegen leicht fahrlässiger Verletzung nicht-wesentlicher Vertragspflichten ist ausgeschlossen. Im Falle leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten – auch durch gesetzliche Vertreter und Erfüllungs-/Verrichtungs-gehilfen – ist die Haftung beschränkt auf den vertragstypischen vorhersehbaren Schaden. Wir haften jedoch unbeschränkt für schuldhaft von uns, unseren gesetzlichen Vertretern, Verrichtungs- oder Erfüllungsgehilfen verursachte Schäden des Sponsors an Leib, Leben und Gesundheit sowie für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.

6. Ausschluß von Sponsoren, Hausrecht

6.1 Wir können Sponsoren von Veranstaltungen ganz oder teilweise ausschließen, wenn der Sponsor die Veranstaltung stört und die Störung auch nach Androhung des Ausschlusses nicht unterlässt.

6.2 Wir üben, ggf. gemeinsam mit Dritten, während der Veranstaltung das Hausrecht aus und sind berechtigt, insoweit Weisungen zu erteilen.

7. Stornierungsbedingungen

7.1 Der Sponsor kann eine bestätigte Buchung nicht stornieren. Wir sind aber grundsätzlich zu einer Vertragsaufhebung bereit, wenn dem Sponsor die Teilnahme an der Veranstaltung wegen eines Umstandes, der von ihm nicht zu vertreten ist, unmöglich oder unzumutbar ist. Wegen der uns entstandenen Aufwendungen werden wir bei einer Vertragsaufhebung bis zu sechs Wochen vor der Veranstaltung 50% des Preises erstatten; bei späteren Vertragsaufhebungen sind Erstattungen nicht möglich. Dem Sponsor bleibt es vorbehalten, uns geringere entstandene Aufwendungen nachzuweisen.

7.2 Ereignisse höherer Gewalt sowie sonstige für uns unvorhersehbare Umstände, insbesondere Streik oder Aussperrung berechtigen uns, die Veranstaltung zu verlegen, zu kürzen, zu schließen oder abzusagen. Bei Verlegung oder Kürzung gilt der Vertrag als für die geänderte Zeitdauer geschlossen, wenn der Sponsor nicht innerhalb von 2 Wochen, nachdem wir ihn hierüber informiert haben, widerspricht. Schadensersatzansprüche des Sponsors sind ausgeschlossen.

8. Ausstellungsflächen

8.1. Der Sponsor hält neben den einschlägigen gesetzlichen und behördlichen Regelungen auch unsere Richtlinien für Aufbau und Standgestaltung ein, die ihm rechtzeitig überlassen werden.

8.2. Wir übernehmen keine Bewachung für die Ausstellungsflächen und eingebrachte Ausstellungsgüter.

8.3. Eine zugewiesene Ausstellungsfläche darf der Sponsor nur mit unserer Zustimmung ganz oder teilweise an Dritte abgeben. Wird eine Ausstellungsfläche mehreren Sponsoren gemeinsam zugeteilt, haften sie uns gegenüber als Gesamtschuldner.

9. Werbung, Marketing, Vortragsunterlagen, Aufzeichnung, Nutzungsrechte

9.1 Der Sponsor darf nur veranstaltungsbezogene Werbemaßnahmen durchführen, die weder gegen gesetzliche Vorschriften noch die guten Sitten verstoßen noch weltanschaulichen oder politischen Charakter haben. Optische, sich bewegende und akustische Werbemittel, musikalische Wiedergaben und Produktpräsentationen sind unter Einhaltung gesetzlicher/behördlicher Bestimmungen erlaubt, soweit andere Sponsoren nicht unbillig beeinträchtigt werden. Anderenfalls können wir die entsprechende Änderung der Werbemaßnahmen und –mittel verlangen und – falls der Sponsor dem nicht nachkommt- entsprechende Werbemaßnahmen und -mittel untersagen und vorhandene Werbemittel des Sponsors für die Dauer der Veranstaltung sicherstellen.

9.2 Wir dürfen für Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung den Namen und das Logo des Sponsors unentgeltlich auf Werbe- und Marketingmaterial (z. B. Anzeigen, Presseerklärungen, Webseiten) nutzen. Der Sponsor wird uns ein Logo in entsprechender Qualität auf Anforderung zur Verfügung stellen.

9.3 Der Sponsor wird uns vor der Veranstaltung bis zu dem von uns genannten Abgabetermin seine Vortragsunterlagen in einem Standarddateiformat zur Verfügung stellen. Wir können den Vortrag des Sponsors auf Ton- und Bildträger aufzeichnen. Er überträgt uns – ohne besondere Vergütung – räumlich und zeitlich unbeschränkt das nicht-ausschließliche Recht, die Unterlagen und die Aufzeichnung auf alle bekannten Nutzungsarten zu nutzen und Dritten entsprechende Nutzungsrechte einzuräumen, insbesondere das Vervielfältigungsrecht (§ 16 UrhG), das Verbreitungsrecht (§ 17 UrhG), das Ausstellungsrecht (§ 18 UrhG) sowie das Recht zur öffentlichen Wiedergabe (§ 15 Abs. 2 UrhG), insbesondere das Vortrags-, Aufführungs- und Vorführungsrecht ( § 19 UrhG), das Recht der öffentlichen Zugänglichmachung (§ 19a UrhG), das Senderecht (§ 20 UrhG), das Recht der Wiedergabe durch Bild- oder Tonträger (§ 21 UrhG) sowie das Recht der Wiedergabe von Funksendungen und von öffentlicher Zugänglichmachung (§ 22 UrhG). Wir können daher z. B. selbst oder durch Dritte die Unterlagen oder die Aufzeichnung zum Download von Webseiten oder als Podcast zur Verfügung stellen.

9.4 Zur Bearbeitung der Unterlagen sind wir nicht berechtigt; Urheberrechtsvermerke werden wir nicht verändern oder entfernen.

9.5 Wir prüfen Unterlagen des Sponsors (z. B. Vortragsunterlagen, Präsentationen) nicht auf Vollständigkeit, Richtigkeit oder auf Verletzung der Rechte Dritter. Der Sponsor wird uns von Ansprüchen Dritter freistellen.

9.6 Bildaufnahmen während der gesamten Veranstaltungsdauer sind nicht erlaubt, insbesondere ist das Fotografieren von Teilnehmern oder Messeständen und/oder Exponaten der ausstellenden Firmen untersagt. Das alleinige Recht der Bilddokumentation liegt beim Veranstalter. Von dort kann ggf. Bildmaterial angefordert werden.

10. Adressdaten

Soweit wir dem Sponsor Adressdaten der Teilnehmer überlassen, darf er diese ausschließlich im Zusammenhang mit der Veranstaltung nutzen und insbesondere nicht an Dritte weitergeben.

11. Kündigung

11.1 Wir können den Vertrag mit dem Sponsor aus wichtigem Grund kündigen. Ein wichtiger Grund liegt zum Beispiel vor, wenn:

  • der Sponsor eine von uns gestellte Rechnung auch nach Mahnung mit angemessener Fristsetzung nicht ausgeglichen hat,
  • grob gegen diese Teilnahmebedingungen verstoßen hat (z. B. gegen Ziffer 1),
  • der Sponsor seine Zahlungen eingestellt hat oder über sein Vermögen Insolvenzantrag gestellt worden ist.

11.2 Bei einer Kündigung aus wichtigem Grund bis sechs Wochen vor Veranstaltungsbeginn hat der Sponsor 50 % des Preises als pauschalen Schadensersatz zu bezahlen; eine eventuelle Überzahlung werden wir erstatten. Bei einer späteren Kündigung ist der volle Preis zu bezahlen. Dem Sponsor bleibt vorbehalten, uns einen geringeren Schaden nachzuweisen.

11.3 Auch nach einer Kündigung können wir den Namen und das Logo des Sponsors so lange für Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung nutzen, bis die Nutzung ohne Beeinträchtigung der Werbe- und Marketingmaßnahmen eingestellt werden kann.

12. Datenschutz, Schlußbestimmungen

12.1 Sollten eine oder mehrere dieser Bedingungen unwirksam sein oder werden, wird die Wirksamkeit der übrigen Bedingungen hiervon nicht berührt.

12.2 Es gilt deutsches Recht. Als Gerichtsstand ist unser Sitz vereinbart. Wir sind auch berechtigt, am Sitz des Kunden zu klagen.